Mi conviene passare da Office ad OpenOffice? OpenOffice è davvero un’alternativa ad Office? Quali sono i limiti di OpenOffice?

OpenOffice ormai è divenuto adulto. Dopo le prime versioni, le quali in effetti rendevano per gli utenti MS Office il passaggio all’open source abbastanza problematico a causa di alcune carenze ed effettivi bachi, con la versione 4.1 il livello di assimilazione alla suite di Microsoft è aumentato in modo più che apprezzabile. In questo articolo vengono trattati alcuni degli elementi che vanno tenuti in considerazione prima di decidere di abbandonare la suite MS Office a vantaggio di OpenOffice (o altri open source).

Il progetto OpenOffice (aka Open Office) è certamente una gran bella idea. Fra gli scopi che il progetto aveva, vi era in primis la necessità di adottare per i file un nuovo formato aperto, (“Open”, appunto) che non fosse di proprietà di alcuna azienda privata. Detto in parole povere, chi oggi detiene tutti i propri file in un formato, ad esempio, xls o doc o altro non ha alcuna sicurezza che in futuro potrà continuare ad aprirli con i programmi originari.

La creazione del formato .odf (Open Document Format) serve proprio a garantire che nessuno abbia una sorta di monopolio che possa un giorno rendere economicamente oneroso o impossibile aprire i documenti creati con tale formato.

Quali sono quindi le principali differenze fra i principali programmi Office e i corrispondenti OpenOffice? Per lo meno quelle che possono essere tali da influenzare la scelta se effettuare o no la migrazione da un programma all’altro? Mi serve un corso per il passaggio da Office ad OpenOffice?

Alcuni aspetti generali

    1. Interfaccia grafica. La prima cosa che si nota in OpenOffice è che esso è quasi uguale al vecchio Office 2003. E questa è normalmente una cosa buona, se si considera che l’interfaccia inaugurata con Office 2007 ha fatto storcere il naso a molti.
    2. Formato dei file. Il formato odf è un formato generale per definire i file OpenOffice. In realtà ogni programma ha il suo proprio formato: .odt per Writer, .ods per Calc, .odp per Impress. Di default ciascuno di questi tre programmi salva i file nel rispettivo formato di cui sopra. Tuttavia è possibile anche salvare con i formati tipici di MS Office. Di conseguenza potrò salvare un foglio di lavoro Calc nel ben noto formato .xls. In tal modo potrò aprire il file anche con Excel.
    3. OpenOffice per Mac e per Windows. Vi sono differenze? A differenza di quanto avviene con Office (la versione per Mac, diciamocelo, è terribile rispetto a quella per Windows), non c’è praticamente differenza nell’utilizzare Office per Windows o per Mac.
    4. OpenOffice è un programma leggero: può girare bene anche su macchine osolete.

Alcune differenze importanti fra Excel 2003 e OpenOffice Calc

  1. Calc, come tutto OpenOffice, è GRATIS, come gratuiti sono i suoi aggiornamenti. E questo è già un buon argomento, considerando che si tratta di un prodotto più che valido.
  2. Estensione file di default in Calc: .ods, estensione file di Excel: xls. In Calc è possibile salvare, comunque, anche in formato xls senza problemi.
  3. Il foglio di lavoro di Calc contiene 1.048.576 righe e 1.024 colonne, mentre in Excel 2003 sono “solo” rispettivamente 65.536 e 256.
  4. Formato celle: manca in Calc la fondamentale (per i pochi che già la conoscevano ;-) ) funzionalità “Centra nelle colonne“, che in Excel permetteva di evitare i problemi connessi al deprecato ‘”Unisci e centra”.
  5. Macro: il codice delle Macro non è lo stesso (qui si usa OpenOffice.org Basic), pur essendo simile. Di conseguenza buona parte delle Macro sviluppate per Excel non funzioneranno passando ad OpenOffice ed andranno pertanto perdute.
  6. Scorciatoie da tastiera. Le più comuni sono rimaste uguali, ma le meno comunemente usate (che sono spesso le più importanti) sono cambiate o sono scomparse.
  7. Filtri: i filtri automatici in Calc sono stati molto migliorati rispetto ad Excel.
  8. Subtotali: Anche qui è stato introdotto qualche piccolo ma intelligente miglioramento.
  9. Tabelle Pivot: le tabelle Pivot non sono il pezzo forte di OpenOffice, almeno fino ad oggi (Versione 4.1). Questo riguarda sia le funzionalità delle Pivot, sia la logica dei comandi. A chi fa un uso molto avanzato delle Pivot è consigliabile fare prima dei test sulle Pivot di OpenOffice.
  10. Mentre i nomi delle funzioni sono gli stessi, attenti ala sintassi per gli intervalli di colonne: ad esempio, se volete fare la somma della colonna E, non scriverete =somma(E:E), bensì =somma(E1:E1048576). Nessun problema aprendo in Calc un file Excel che contenga la sintassi E:E, che verrà automaticamente convertita.

Differenze fra Word 2003 e OpenOffice Writer

  1. Scelte rapide da tastiera: le più frequenti e note sono le stesse di Word, ma molte altre sono cambiate.
  2. Uso delle sezioni: chi era abituato ad usare la divisione in sezioni per ottenere intestazioni o piè di pagina diversi per capitolo, non troverà più la cara, vecchia, interruzione di sezione, ma il più inquietante “Stilista”, il cui funzionamento ha una logica, almeno all’apparenza, completamente diversa.
  3. Revisioni. Funzionano più o meno come in Word, ma si trovano sotto un altro menu e con un altro nome (“Modifica” > “Modifiche”, eh sì).

In sintesi, Office e OpenOffice sono molto simili. Se la vostra azienda dispone di molte licenze Office, la scelta di passare ad OpenOffice sarà con buone probabilità conveniente, in quanto con un breve corso di OpenOffice sarà possibile mettere subito tutto il personale in condizione di operare al massimo delle potenzialità del programma.